Żądania przekazania danych retencyjnych koniecznie trzeba sprawdzać pod względem ich zgodności z prawem i poprawności merytorycznej, zacznijmy od początku.

Sprawdzenie danych przedsiębiorcy telekomunikacyjnego. Po otrzymaniu żądania należy sprawdzić, czy zostało ono skierowane właściwie tzn. czy nazwa przedsiębiorcy i adres jest zgodny z wpisem do CEiDG, KRS.

Najwięcej błędów dotyczy spółdzielni mieszkaniowych, gdyż bardzo często pytania kierowane są do telewizji kablowej, która jest komórką organizacyjną spółdzielni i samodzielnie nie posiada osobowości prawnej. Podobna sytuacja jest w przypadku, gdy przedsiębiorca posługuje się inną nazwą handlową aniżeli wpis do rejestru, np. kwiaciarnia „AAA” jest przedsiębiorcą telekomunikacyjnym, a Internet sprzedaje pod marką handlową Internet com.

Udzielenie informacji w przypadku, gdy niewłaściwie oznaczono przedsiębiorcę telekomunikacyjnego może mieć przykre skutki, gdyż sąd skaże winnego, a ten nawet z więzienia założy sprawę o odszkodowanie, w związku z naruszeniem tajemnicy telekomunikacyjnej, gdyż udzieliliśmy informacji nie będąc pytani, bo żądanie było skierowane do kogoś innego.

W przypadku takich błędów należy wezwać organ do poprawienia żądania.

Bardzo często wykupione przez nas numery lub adresy IP są udostępniane innym przedsiębiorcom.

Również w tym wypadku powinniśmy poinformować organ, że adres lub numer jest wykorzystywany przez inny podmiot i koniecznie wskazać ten podmiot podając jego nazwą i identyfikator NIP.

Osoba taka musi okazać upoważnienie wydane przez właściwy organ np. Komendanta Głównego Policji, komendanta wojewódzkiego Policji, Szefa ABW, Szefa CBA itp.

Koniecznym jest sprawdzenie upoważnienia czy uprawnia funkcjonariusza do żądania danych retencyjnych np. w upoważnieniu funkcjonariusza policji musi być wskazane prawo do żądania danych opisanych w art. 20c ustawy o policji, gdyż żądania z art. 15 tejże ustawy dotyczą danych innych aniżeli dane retencyjne, odpowiednio też w przypadku ABW w upoważnieniu powinno być zapisane, iż funkcjonariusz może żądać danych o których mowa w art. 28 ustawy o ABW oraz AW, gdyż dane określone w art. 24  nie dotyczą danych retencyjnych i tak jest w przypadku wszystkich uprawnionych podmiotów.

Są to subtelne różnice, jednakże ich pominięcie może skutkować również ukaraniem za udzielenie informacji osobie nieupoważnionej.

Pamiętajmy, iż art. 15 ustawy o policji czy też art. 24 ustawy o ABW oraz AW dotyczą danych osobowych innych aniżeli dane retencyjne, które są danymi szczególnymi opisanymi w innych jednostkach ustaw kompetencyjnych.

Jeśli stosujemy adresy IP statyczne to i tak przed udzieleniem odpowiedzi musimy sprawdzić w danych retencyjnych czy połączenie w określonym czasie było realizowane.

Bardzo częstym błędem jest odpisanie, że adres należy do klienta X bez sprawdzenia czy było połączenie we wskazanym czasie.

Tak udzielona odpowiedź zostanie odczytana jako potwierdzenie faktu realizacji połączeni. Jeśli więc nie ma połączenia a mamy statyczne adresy musimy to jednoznacznie wskazać, że „adres jest przydzielony klientowi X niemniej w systemach przedsiębiorcy nie odnotowano połączenia, nieudanej próby połączenia w czasie wskazanym w żądaniu”.

Obowiązki retencyjne są naprawdę stosunkowo proste do realizacji, ale wymagają skrupulatności i oczywiście sumienności.

W tak krótkim artykule trudno szczegółowo opisać wszystkie przypadki więc skupiłem się na najczęstszych zdarzeniach, z którymi spotkaliśmy się udzielając konsultacji naszym klientom. W niedalekiej przyszłości zorganizujemy szkolenie dla osób praktycznie wykonujące powyższe obowiązki, w sposób bardziej szczegółowy i poparty przykładami, wyjaśniając poszczególne etapy przygotowania odpowiedzi na żądania sądów, prokuratorów oraz uprawnionych podmiotów.